Как архивировать электронные письма в папке «Входящие» Microsoft Outlook

Если у вас недостаточно места для размещения новых писем, вы, вероятно, упустите какую-то важную информацию. Нехватка свободного места также может привести к другим проблемам, таким как Microsoft Outlook аккаунт работает очень медленно.

Кроме того, ваши функции электронной почты, такие как отправка и получение электронных писем, могут стать несколько забавными. Если это так, вам следует попробовать проверить размер папки «Входящие» Outlook, и вы можете быть шокированы, узнав, насколько она заполнена.

Большинство поставщиков услуг электронной почты предоставляют вам много места для хранения, но ваша почта может накапливаться с течением времени, что приводит к раздуванию вашей учетной записи. В этой ситуации архивирование определенных папок может быть очень полезным для освобождения места.

Архивирование вашей электронной почты — это процедура перемещения писем из вашего почтового ящика с вашего почтового сервера в какую-либо архивную папку на вашем локальном компьютере. Это освобождает место и чрезвычайно важно для всех тех пользователей Outlook, которые получили уведомления с просьбой освободить место из-за превышения квоты хранилища электронной почты.

Microsoft Outlook поставляется с функцией архивирования, которая может архивировать ваши электронные письма, заметки и даже напоминания календаря во внешней папке. Это улучшит работу вашей электронной почты, существенно улучшив работу Outlook.

Итак, программа архивации Outlook может работать двумя способами:

  • Outlook AutoArchive: это автоматически архивирует электронные письма в соответствии с установленным расписанием, которое вы укажете.
  • Ручной архив: Архивирование электронной почты вручную позволит вам архивировать электронные письма в любое время и архивировать только определенные папки и подпапки. Кроме того, он также позволяет вам переопределить настройки автоархивации.

Вы можете выбрать любой из них в соответствии со своими предпочтениями, и этот блог покажет вам, как сделать то же самое с пошаговыми инструкциями.

Архивировать электронные письма в папке «Входящие» Microsoft Outlook

Что такое архивные файлы Outlook?

Архивные файлы или папки Outlook — это те электронные письма, заметки, задачи или другая информация, которая по истечении определенного возраста или периода перемещается из папки «Входящие» Outlook во внешний файл (файл .pst). Файлы PST — это сокращение от файлов Personal Store, и они хранятся на вашем локальном жестком диске. Вы можете открыть их в любое время по электронной почте, чтобы проверить заархивированное содержимое Outlook.

Автоматическое архивирование папок Outlook

Вместо того, чтобы вручную настраивать параметры архива Outlook, вы также можете использовать функцию автоархивации. Кроме того, эта функция может быть включена по умолчанию для нескольких папок Outlook. Элементы в Outlook, срок хранения которых превышает определенный срок, автоматически перемещаются или архивируются в файл PST.

Кроме того, по умолчанию файл PST находится в месте, указанном ниже:

C:\Users\\AppData\Local\MicrosoftOutlook

В данной таблице есть все папки, для которых Outlook AutoArchive активирован по умолчанию, вместе со стандартным сроком их хранения:

ПапкаПериод старения (в месяцах)Содержимое папки “Входящие” и черновики6Исходящие3Записи календаря6Задачи6Журнал6Отправленные письма2Удаленные письма2Заметки6

Как архивировать электронные письма в Outlook 2007 и 2016?

Ниже приведены шаги по включению архива для Outlook 2007 и 2016:

Архивация папок в Outlook 2016:

Шаг 1. Щелкните меню «Файл» в Outlook, а затем перейдите в «Информация» -> «Инструменты очистки» -> «Очистить старые времена».

Входящие сообщения MS Outlook

Выберите «Очистить старые элементы».

Шаг 2: Выберите опцию «Архивировать эту папку и все вложенные папки». Нажмите на папки, которые нужно заархивировать.

Выберите опцию «Архивировать эту папку и все вложенные папки».  Нажмите на папки, которые нужно заархивировать.

Шаг 3. Теперь введите дату в поле «Архивировать элементы старше, чем».

Теперь введите дату под опцией «Архивировать элементы старше, чем».

Шаг 4: Установите флажок «Включить элементы с флажком «Не автоархивировать», если вы не хотите автоматически архивировать их.

Шаг 5: Выберите место, где вы хотите сохранить заархивированные данные, и нажмите «ОК».

Архивация папок в Outlook 2007:

Шаг 1: Перейдите в меню «Файл» и нажмите «Архивировать».

Шаг 2: Нажмите переключатель рядом с параметром «Архивировать эту папку и все вложенные папки» и напишите дату в разделе «Архивировать элементы старше».

Нажмите переключатель рядом с параметром «Архивировать эту папку и все вложенные папки» и напишите дату в поле «Архивировать элементы старше».

Шаг 3: Нажмите «Обзор» в разделе «Архивировать файл». И укажите новое местоположение, файл или папку, если вы не хотите использовать местоположение по умолчанию.

Шаг 4: Установите флажок рядом с «Включить элементы с установленным флажком «Не автоархивировать». Вы можете сделать это, чтобы переопределить настройки папок, которые не будут автоматически архивироваться.

Шаг 5: Наконец, нажмите «ОК»

Как отключить очистку почтового ящика Outlook?

Вы можете быть обеспокоены потерей некоторых старых элементов из-за настройки автоархивации, которая автоматически удаляет старые элементы и перемещает некоторые в архивную папку. Таким образом, вы можете предотвратить это, отключив функцию очистки либо для всех папок, либо только для нескольких папок. Вот как:

Отключение автоматической очистки для одной папки:

Шаг 1. Откройте свою учетную запись Outlook и щелкните правой кнопкой мыши папку, которую вы не хотите автоматически архивировать.

Шаг 2. Выберите «Свойства» в раскрывающемся меню.

Шаг 3: Теперь нажмите «Не архивировать элементы в этой папке», а затем «Применить».

Шаг 4: Чтобы закрыть всплывающее окно, нажмите «ОК».

Отключение настроек автоматической очистки для всех папок:

Если вы не хотите использовать функцию автоархивации для какой-либо папки, выполните следующие действия, чтобы отключить ее:

Шаг 1. Откройте Outlook на своем компьютере и перейдите на вкладку «Файл».

Шаг 2: Перейдите на левую боковую панель и нажмите «Параметры». Откроется новое окно.

Шаг 3: Посетите раздел «Дополнительно» и нажмите «Настройки автоархивации» под заголовком «Автоархивация».

Шаг 4. Снимите флажок «Запускать автоархивацию каждые x дней», чтобы отключить функцию автоархивации.

Снимите флажок «Выполнять автоархивацию каждые x дней», чтобы отключить функцию автоархивации.

В противном случае вы можете просто настроить параметры по умолчанию для автоархивации в соответствии со своими предпочтениями. Вы можете настроить период по умолчанию для элементов автоархивации Outlook. Кроме того, вы можете установить, хотите ли вы, чтобы старые элементы Outlook были заархивированы или удалены безвозвратно после окончания периода устаревания.

Как вручную архивировать папки Outlook?

Если вы не хотите архивировать все в своем почтовом ящике, вы можете вручную выбрать те, которые хотите архивировать. Вот шаги для архивирования ваших папок Outlook вручную:

Шаг 1. Выберите папку и создайте новую архивную папку или PST-файл.

Вам нужна локальная папка или папка .pst, которая будет служить местом для хранения всех архивных писем и данных из вашего почтового ящика. Чтобы сделать то же самое, сначала щелкните правой кнопкой мыши «На моем компьютере» в списке папок, а затем нажмите «Новая папка». Наконец, назовите его, например, «Архивные электронные письма», чтобы вы могли понять, для чего он нужен позже.

Шаг 2. Установите параметры автоархивации

Перейдите в «Инструменты» и нажмите «Правила». Нажмите «Обмен» в разделе «На моем компьютере» и выберите знак «+» в нижней части окна.

Шаг 3: Установите период для писем, которые вы хотите архивировать

Перейдите в меню «При поступлении нового сообщения» и нажмите «Дата получения». Измените его на рекомендуемую продолжительность от 120 до 180 дней. Затем перейдите к разделу «Выполните следующие действия» и измените его на «Переместить сообщение + заархивированная почта».

Нажмите «Включено», а затем «ОК». В некоторых старых версиях Microsoft Outlook могут потребоваться другие действия, а именно: Инструменты -> Параметры -> Другое -> Автоархивация.

Шаг 4. Примените новое правило архивирования к папкам электронной почты для архивирования.

Выберите папку электронной почты, которую вы хотите заархивировать, и нажмите «Сообщения», затем «Правила» и установите для функции автоархивации значение 180 дней (рекомендуется). Выполните то же самое для каждой почтовой папки, данные которой вы хотите заархивировать, а затем подождите, пока ваш почтовый ящик Outlook не будет реорганизован.

Шаг 5: Доступ к вашим архивным письмам

Просто перейдите в левый столбец папок или перейдите к списку PST-файлов, которые есть на вашем компьютере вместе со всеми остальными почтовыми папками.

Последние мысли

Некоторые серверы Microsoft Exchange могут не разрешать архивировать элементы из-за условий хранения почты организации. Таким образом, вы должны понимать политику компании, иначе вы можете непреднамеренно нарушать правила или рискуете потерять данные.

И это все с нашей стороны по поводу архивирования электронной почты в Microsoft Outlook. Мы надеемся, что вы прояснили свои сомнения и смогли заархивировать свои электронные письма Outlook в соответствии с вашими требованиями.

Рекомендуемые статьи

Similar Posts

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *